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OS CUIDADOS NECESSÁRIOS EM E-MAILS QUANDO SE QUER SER ENTENDIDO

O e-mail ressuscitou o costume da correspondência. Para muita gente, no entanto, representou exposição incômoda da própria fragilidade comunicativa. Nesta área das mensagens eletrônicas, pega mal tropeçar no Português e na etiqueta ao fazer um convite, comentar um negócio ou marcar um encontro com um cliente.

Uma tendência recente de pensamento empresarial acredita que um e-mail - e todo documento eletrônico a ser enviado, como notas, ofícios, propostas comerciais, contratos e relatórios - será bem escrito se for atencioso e civilizado. E atenção significa que tudo na mensagem será cuidado com respeito - da revisão gramatical à qualidade de entendimento.

Uma mensagem mal escrita é, por essa lógica, mal escrita por sua totalidade - um equívoco de Português é também de etiqueta. E vice-versa. José Paulo Moreira de Oliveira, consultor de comunicação na produção de textos, acredita que um e-mail pode ser malsucedido no seu propósito porque não expressou o que seu autor, no fundo, pretendia.

- Agir como um bom comunicador pressupõe trabalhar duro para aumentar a clareza, a concisão e a legibilidade, virtudes essenciais para uma comunicação eletrônica eficaz - diz Oliveira.

O bom senso é parte da boa escrita, indica o autor de Como Escrever Melhor (com Carlos Alberto Paula Motta), que já vendeu 60 mil exemplares. Para ele, há uma regra para texto bem escrito nas empresas que parece superar as demais - a demonstração de respeito que se tem ao seu destinatário.

Escrita Virtual

O QUE LEMBRAR ANTES DE ENVIAR UMA MENSAGEM

As informações foram organizadas em gradação de importância, para permitir a imediata compreensão do leitor?

A quantidade de dados foi suficiente para "indicar o caminho das pedras" e assegurar a legibilidade ao texto?

Certifique-se de que seu texto responde às três perguntas mágicas:

- O que o leitor precisa saber?

- Para que o leitor precisa dessas informações?

- Que tipo de conhecimento o leitor já tem do assunto em pauta?

A linguagem usada foi clara e acessível?

Deixou claras suas intenções comunicativas?

Reservaram-se informações complementares para os anexos?

A etiqueta faz a mensagem

OS CRITÉRIOS PARA MENSAGENS ELETRÔNICAS NO CAMPO PROFISSIONAL

Mensagens curtas e simples. Se há muita informação a ser passada, "quebre-a" com títulos e intertítulos. Reserve o que for acessório apenas para os anexos.

Seja específico na redação do campo "Assunto" (subject). Isso permite ao destinatário saber de antemão o que será tratado.

Mensagens curtas; não telegráficas. Mensagens simples, mas não escritas com desleixo.

Evite abusos no negrito e no itálico. Fuja dos textos em maiúscula - são "grito eletrônico" - e das fontes incomuns, pois podem não ser lidas na máquina do destinatário.

Se o e-mail for dirigido a vários destinatários, escolha o mais importante e use cópia oculta para os demais. Nada pior que ser forçado a ler uma imensa barra de endereços eletrônicos.

Personalize sua correspondência. Mesmo nas mensagens com cópia, tenha o cuidado de digitar algumas palavras ao novo destinatário.

Use e abuse de arquivos anexados. São ótimos para enviar listas, planilhas, gráficos, imagens e tudo que puder ser considerado informação complementar. Dê ao leitor o direito de decidir o que vale a pena ser lido.

A maioria dos e-mails deve ser respondida. Ignorá-los é como deixar de atender a um telefonema. Reserve um tempo para resposta.

Não adianta entrar em crise só porque ainda não recebeu resposta. Dê um tempo real ao leitor. Nada de mensagens de reforço do tipo: "já recebeu?"

Material retirado da Revista Língua Portuguesa, Ano 1, Número 1, Editora Segmento, São Paulo, 2005.